Case Fácil Express
Visão Geral
A Fácil Express, uma empresa que busca otimizar seus processos internos, enfrentava desafios na organização de projetos e comunicação entre os colaboradores. Para resolver esses problemas, a MT Soluções implementou soluções da Zoho, especificamente o Zoho Projects e o Zoho Workplace. Estas ferramentas ajudaram a Fácil Express a melhorar a gestão de suas tarefas, otimizar a comunicação e reduzir custos operacionais. A seguir, exploramos as principais soluções e os impactos dessa implementação na empresa.
Sobre a Fácil Express
A Fácil Express é uma empresa localizada no Brasil, focada em soluções logísticas para otimizar o tempo e os processos de seus clientes. Com um time de 5 usuários, a empresa buscava uma maneira de melhorar a organização de seus projetos e a comunicação interna. Antes de implementar a solução Zoho, haviam dificuldades em controlar o andamento de seus projetos e uma comunicação fragmentada entre os colaboradores. A MT Soluções, especializada em consultoria e implementação de soluções Zoho, foi a parceira escolhida para fornecer a plataforma que atendesse às necessidades da Fácil Express. O resultado? Uma operação mais fluida, aumento na produtividade e redução de custos.
Desafios Enfrentados
A Fácil Express enfrentava desafios em dois aspectos principais: organização de projetos e comunicação interna. A empresa estava usando ferramentas desconectadas e ineficazes para gerenciar tarefas e projetos, o que resultava em falta de visibilidade e atrasos. Esses problemas impactavam diretamente a produtividade da equipe e aumentavam o tempo gasto em tarefas administrativas e repetitivas, prejudicando o crescimento da empresa.
Análise da Situação
Para entender as necessidades específicas da Fácil Express, a MT Soluções realizou uma análise detalhada dos processos internos da empresa. A equipe identificou que a empresa precisava de uma solução centralizada para o gerenciamento de tarefas e projetos, com um sistema de visualização clara do progresso. Também foi evidente a necessidade de uma plataforma de comunicação unificada, que integrasse e-mails, chats e videoconferências, além de garantir maior segurança para os dados da empresa. A partir dessa avaliação, a MT Soluções recomendou a implementação do Zoho Projects e Zoho Workplace, que se mostraram as ferramentas ideais para atender às necessidades da Fácil Express.
Soluções Implementadas
Foi implementada duas soluções-chave para a Fácil Express: Zoho Projects Com a versão Enterprise, essa ferramenta foi escolhida para melhorar a organização de projetos da Fácil Express. A solução permitiu a criação, atribuição e acompanhamento de tarefas, com uma visualização gráfica nítida do desenvolvimento através do Gantt Chart. A colaboração em tempo real foi facilitada, permitindo o compartilhamento de arquivos e o acompanhamento de mudanças de forma ágil. Zoho Workplace A migração de 24 usuários para o Zoho Workplace foi realizada para substituir o Google Workspace, buscando uma plataforma mais econômica e eficiente. A ferramenta integra e-mail, chat, videoconferências e armazenamento em nuvem, facilitando a comunicação interna. A segurança foi aprimorada com autenticação em dois fatores e criptografia de dados. Processo de Implementação A implementação foi realizada de forma planejada e eficiente. A migração dos dados foi feita de maneira cuidadosa, minimizando qualquer impacto nas operações diárias da Fácil Express. A personalização das soluções Zoho foi feita para atender às especificidades da empresa, incluindo a criação de fluxos de trabalho e integrações com outras ferramentas já utilizadas. Durante o processo, os gargalos encontrados foram rapidamente resolvidos, e a equipe da MT Soluções forneceu suporte contínuo, garantindo uma transição suave para plataforma.
